De solicitudes de beca en Excel a expediente digital: 600+ alumnos consultables en un clic
Una universidad privada armaba sus expedientes de beca con archivos de Excel que viajaban entre áreas. Digitalizamos el proceso completo: de meses de captura y semanas de espera entre áreas, a unos cuantos días.
Cada área involucrada en el análisis y asignación de becas manejaba sus propios archivos de Excel. Al transferirlos podía perderse información y se generaban varias versiones del mismo archivo. La captura tomaba meses, incluyendo rezagos de semestres anteriores que aún no existían en digital, y la generación y compartición de archivos entre áreas añadía un par de semanas más.
Plataforma de captura y seguimiento de solicitudes de beca diseñada con la participación de todas las áreas, bajo el principio de capturar en cada paso únicamente los datos nuevos que ese paso aporta, con expediente digital y documentación escaneada asociada a cada alumno.
Más de 600 expedientes digitales creados en la etapa inicial, consultables en un clic junto con su documentación en PDF. La espera de un par de semanas por generación y compartición de archivos entre áreas se redujo a unos cuantos días, con cada área completando la sección que le corresponde.
Las cifras de este caso corresponden a un proyecto desarrollado hace más de siete años y son las que el propio proceso hizo evidentes en su momento. Las publicamos tal cual las recordamos, sin redondeos convenientes.
El punto de partida: cinco Excel y ninguna versión confiable
Una universidad privada nos buscó por algo muy acotado: capturar las solicitudes de beca estudiantil. Al levantar el proceso apareció el problema real.
Cada una de las áreas involucradas en el análisis y la asignación de becas manejaba sus propios archivos de Excel por su cuenta. El expediente de un alumno viajaba de un área a otra como archivo adjunto y, en esa transferencia, podía llegar a perderse información. Al compartirlo se generaban varias versiones del mismo archivo, sin que nadie pudiera afirmar con certeza cuál era la buena.
El costo de eso no era una molestia administrativa. Sobre esos datos se asignaban becas, presupuesto y lugares.
A eso se sumaban dos tiempos muertos:
- La captura tomaba meses, incluyendo los rezagos de semestres anteriores que aún no existían en formato digital.
- La generación y compartición de archivos entre áreas añadía una espera de un par de semanas.
Qué construimos
El desarrollo se diseñó contemplando la participación de las diferentes áreas involucradas, no solo de quien nos contrató. De ahí salió el principio que ordenó todo:
En cada paso del proceso se capturan únicamente los datos nuevos que ese paso aporta.
Si un dato ya entró en la solicitud, ninguna área posterior lo vuelve a pedir ni a teclear. Cada etapa hereda lo anterior y agrega su parte. Sobre esa base se construyó el expediente digital de cada alumno: sus datos generales y su documentación escaneada en PDF, asociada al mismo registro.
Propusimos ir más lejos: distribuir la carga inicial de datos para que el propio alumno capturara su solicitud, eliminando por completo las horas de captura necesarias para generar el expediente y dejando a las áreas concentradas en revisar, validar y corregir. Por cuestiones operativas de la institución, esa función no se implementó — lo contamos así porque es parte de cómo trabajamos: se propone lo mejor y se decide con el cliente qué es viable en su realidad. La alternativa adoptada fue delegar la captura a alumnos que liberaban su servicio social, lo que igualmente permitió a las áreas concentrarse en el análisis y el reporte de cada solicitud.
El acompañamiento
El proyecto no se entregó como un sistema al que había que adaptarse. Se partió del trabajo diario de cada área para entender qué información aportaba realmente cada una y en qué orden, y así proponer una herramienta que les quitara trabajo en lugar de agregárselo.
Esa es la diferencia entre digitalizar sobre un equipo y digitalizar con él — y es la razón por la que el sistema se adoptó en lugar de resistirse.
El resultado
- Más de 600 expedientes digitales creados en la etapa inicial.
- Consulta en un clic de los datos generales de cada alumno y de su documentación digitalizada en PDF.
- De un par de semanas de espera por generación y compartición de archivos entre áreas, a unos cuantos días, con cada área completando en línea la sección que le corresponde.
- Fin de las versiones múltiples: un solo expediente, sin archivos viajando por correo.
Lo que empezó como un módulo para capturar solicitudes de beca terminó siendo la base del sistema de control escolar de la institución. No fue suerte: al ordenar los datos de un proceso, quedaron cimentadas las bases sobre las que se pudieron construir los siguientes.
Ese crecimiento es el que buscamos siempre — resolver primero el punto donde más se pierde información, y dejar puestas las bases para lo que sigue. Si tienes un proceso que hoy vive en archivos que van y vienen entre áreas, cuéntanos cómo funciona y lo revisamos en un diagnóstico gratuito por WhatsApp.